O que avaliar antes de contratar um sistema de ERP?

Muitas empresas já entenderam que um sistema ERP,  Enterprise Resource Planning, pode oferecer inúmeras vantagens para a administração de um negócio.

Afinal, os recursos empresariais quando operados em um sistema de gestão integrado garantem muito mais exatidão aos processos da empresa.

De acordo com o Market Research Engine, o mercado de ERP está em uma fase de rápida expansão, com um tamanho total de mercado estimado em mais de US $49,5 bilhões até 2027.

Mas, afinal, quais são os critérios de escolha de um ERP? O que devemos analisar antes de contratar este sistema para a nossa empresa?

Separamos abaixo 9 dicas para analisar na hora de contratar um ERP, com a certeza de que está fazendo um investimento assertivo para a sua empresa.

9 pontos importantes para a contratação de um ERP

Que um sistema ERP em uma empresa é fundamental para a otimização dos processos, redução de custos, aumento da produtividade, e, consequentemente, o sucesso de um empreendimento, todos nós já sabemos. 

1. Defina por que escolher um ERP

A primeira coisa a fazer, antes de implementar um sistema ERP, é entender por que razões você precisa dele.

Ou seja, é necessário ter muito claro em sua mente quais foram as razões que  fizeram sua empresa ter essa necessidade, seja de trocar de sistema ou abandonar as planilhas e implantar o primeiro ERP.

Veja se você se identifica com alguma das razões abaixo:

• A empresa cresceu e a gestão não está mais sendo produtiva sem um sistema adequado;
• O sistema que você tem hoje não atende as particularidades da gestão da sua empresa. Assim, sua equipe precisa de um sistema mais completo; 
• Para atender as demandas do governo ou de clientes que podem exigir documentos e/ou outras informações. Por exemplo, Bloco K, Databook ou outro.

2. Quais são os seus objetivos com a mudança ou implementação do ERP?

Com um sistema ERP, você consegue definir metas para melhorar sua empresa de uma maneira mais assertiva.

É importante avaliar também o retorno financeiro dessas metas para assim entender se o investimento no sistema está valendo a pena. 

Abaixo, algumas metas que você pode definir:

• Reduzir o lead time;
• Diminuir custos;
• Aumentar a produtividade;
• Facilitar a tomada de decisão;
• Reduzir estoques;
• Melhorar a gestão de materiais.

3. Defina o orçamento disponível

Agora  é preciso definir quanto você pode investir no seu ERP. Para isso, considere possíveis gastos adicionais que o sistema pode trazer, como por exemplo: investimento em servidores, computadores para a equipe, entre outros.

4. Mapeie o processo da troca de ERP

Primeiramente, você precisa entender como a sua empresa funciona. Ou seja, fazer um mapeamento de todos os processos que precisam da gestão de um ERP.

Além disso, precisa pensar em todas áreas da sua empresa para entender se o fornecedor de ERP é capaz de integrá-las ou não.

E se o seu objetivo é trocar o sistema que você já tem por um melhor,  recomendamos que entenda primeiro como são os processos sugeridos pelo novo fornecedor de ERP, antes de adotá-los no seu negócio. Isso pode contribuir com uma implementação mais rápida e aumentar as chances de sucesso.

5. Encontre os fornecedores

Na hora de buscar os fornecedores, você mesmo pode fazer uma consulta por conta própria, pesquisando no Google, em sites especializados e em eventos.

Além disso, você também pode delegar essa tarefa para o setor de TI da empresa, que tem um conhecimento mais profundo em sistemas. 

Por fim, é possível contratar um consultor independente para encontrar e listar os fornecedores de ERP ideais para o seu negócio.

6. Valide se o ERP é aderente e adequado

Para analisar se o ERP é adequado para a sua empresa,  você vai precisar comparar o mapeamento dos processos que foi feito lá no início, com os processos inclusos no sistema.

É possível fazer essa comparação por conta própria, conversando com o analista responsável pelo sistema e também enviando um RFP (Request for Proposal) para o fornecedor da ferramenta.

Além disso, analise se será necessário algum tipo de personalização do sistema para atender as demandas da sua empresa. Se sim, é importante saber qual o valor e prazo para essas personalizações serem feitas.

É importante lembrar que existem ERPs especialistas em determinados segmentos, como é o caso do Nomus ERP Industrial, por exemplo, que é especialista em pequenas e médias indústrias.

7. Converse com um cliente do fornecedor de ERP

Uma outra recomendação para você garantir que a escolha do novo ERP vale a pena, é pedir ao fornecedor do sistema alguns contatos de clientes com empresas do mesmo nicho que o seu.

Nesse sentido, você pode ligar ou visitar essas empresas para ver como o sistema funciona pessoalmente e ainda saber qual o nível de satisfação desses usuários;

Avalie quanto os pontos positivos e negativos apontados pelos outros gestores são relevantes para o seu negócio e questione o fornecedor do ERP, se precisar.

8.  Faça um comparativo entre os fornecedores

Outro ponto importante, é avaliar cada particularidade do que cada ERP oferece.

Veja abaixo algumas características interessantes para avaliar: 

• Busque um ERP capaz de atender uma indústria – Como existem muitos ERPs no mercado, é bom se atentar se os módulos do sistema conseguem atender às demandas da sua produção.

• Verifique a tecnologia e a usabilidade – O seu novo ERP deve ser novo, moderno e fácil de usar. Evite tecnologias ultrapassadas!

• Avalie o sistema de implantação do ERP – É muito importante que o método de implantação oferecido pelo fornecedor de ERP seja adequado para sua empresa.

• Avalie o suporte da empresa – Avalie muito bem se o fornecedor do seu ERP possui um bom atendimento. Você pode precisar de suporte após a compra e é importante que a empresa esteja preparada para lhe atender de forma eficaz.

• Verifique se o sistema é atualizado com frequência – O fornecedor deve manter o sistema sempre atualizado, para garantir a operação com tecnologia de ponta e de acordo com as normas do governo que estão sempre mudando.

• Teste ou assista uma demonstração da ferramenta – Antes de fechar negócio, é importante ver a ferramenta funcionando na prática. Solicite um teste prático ou uma demonstração. A Nomus oferece vídeos de demonstração do Nomus ERP Industrial para que o gestor possa ver a ferramenta funcionando na prática.

9. Avalie e compare propostas

E, por último, de posse de todas essas informações, chegou a hora de comparar as propostas dos fornecedores de ERP para tomar a sua decisão final.

Neste momento, é importante avaliar a proposta de valor de forma completa dos fornecedores e não apenas o preço.

A escolha do ERP é quase um casamento. Uma vez que você escolher uma ferramenta, será um processo muito difícil de substituir.

Sendo assim, o ideal é você analisar bem para garantir que fará a escolha certa e assim seguir com o sistema mais adequado para sua empresa.

Seguindo esse passo a passo, será bem mais fácil encontrar o ERP ideal para a sua empresa, que contribuirá consideravelmente com o seu crescimento saudável.

É importante ressaltar que, mesmo após a contratação do ERP, a empresa deve seguir com uma avaliação, em relação aos resultados gerados a partir da implantação do sistema e analisar se está sendo benéfico para a empresa.